Administrative Assistant Full Time

Lockwood Hills, una empresa de Akima, proporciona servicios de apoyo de misión crítica para operaciones federales civiles y militares. Con cuatro áreas de experiencia probada, Lockwood Hills puede superar los desafíos operativos de cualquier misión federal, desde instalaciones remotas en los Estados Unidos hasta ubicaciones seguras en el extranjero. Nuestro trabajo incluye salvaguardar instalaciones y personal vitales, mantener y modificar aeronaves, mantener las operaciones en marcha con logística integrada e impulsar el negocio con gestión de registros y servicios de apoyo administrativo. Nuestro personal disfruta de paquetes de beneficios competitivos y roles desafiantes en entornos laborales comprometidos con la seguridad, la diversidad y las oportunidades para el crecimiento profesional. Como una Corporación Nativa de Alaska (ANC), el 100% de las ganancias de nuestra empresa se remontan a nuestros 14, 300 accionistas de Iñupiat que han residido cerca y por encima del Círculo Polar Ártico durante más de 10.000 años. Nuestro negocio ayuda a mantener su estilo de vida y contribuye a la supervivencia de una cultura que ha prosperado en un entorno desafiante.

LDRM es una empresa conjunta compuesta por Lockwood Hills Federal, una empresa de Akima y DTSV. Hemos trabajado juntos durante los últimos 17 años brindando servicios de apoyo técnico, operativo y administrativo a agencias federales, incluido el Departamento de Estado y la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU.

Lockwood Hills Federal tiene la oportunidad de que los asistentes administrativos se unan a nuestro equipo.

Responsabilidades:

Brindar apoyo administrativo para incluir deberes de recepcionista, como saludar a las personas, contestar teléfonos, programar horarios
Identifica, clasifica y ordena documentos
Escaneo, copia, envío por fax, archivo, impresión, clasificación y mantenimiento de registros
Administrar copias impresas y archivos electrónicos y registros para la administración
Brindar asistencia al contactar y programar citas, coordinar la disponibilidad
Actuar como escolta de los visitantes o del personal sin credencial a las instalaciones gubernamentales que requieran entrada, acceso y salida a oficinas, salas o espacios
Recuperar, recibir y distribuir el correo entrante y los paquetes recibidos por la oficina; empaquetar y etiquetar los artículos que se enviarán por correo o enviarán
Ayudar a los empleados con los arreglos de viaje para incluir el seguimiento, facilitar la planificación y organizar y realizar un seguimiento del presupuesto de viaje. Los contratistas no iniciarán los arreglos de viaje en Concur.
Proporcionar informes diarios según sea necesario con el propósito de revisar el calendario y la programación de actividades diarias.
Desarrollar formularios, anuncios, encuestas u otros materiales según lo determine el Gobierno.
Facilitar el uso de la sala de conferencias; mantener horarios para el uso de las salas de conferencias en Microsoft Outlook o manualmente según lo determine el Gobierno.
Ayudar a los funcionarios de administración de propiedades con el inventario anual y con el mantenimiento de los registros de inventario de la propiedad. El soporte incluye verificar, ingresar y procesar transacciones de propiedades en el sistema automatizado de administración de propiedades
Brindar entrada de datos, apoyo para la recopilación de información y apoyo técnico que involucre el Sistema de Gestión de Aprendizaje de la agencia
Revisar y conciliar la documentación en formato electrónico y / o en papel, incluida la edición, actualización, consolidación, formateo y manipulación de documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint
. – Habilidades de planificación y tareas Habilidades de
anticipación situacional destinadas a prevenir, informar y prepararse para problemas potenciales como la programación, las limitaciones de tiempo y las necesidades de equipo.
Discreción al manejar todos los asuntos.
Facilitar la comunicación y coordinación de alto nivel entre las Direcciones de USCIS, Oficinas de Programas, Agentes Especiales a Cargo, Divisiones, contactos internos y externos para facilitar reuniones y otros eventos relacionados con OSI / OI / FDNS.
Actuar como enlace para asegurar un seguimiento claro, efectivo y completo
Coordinar las aportaciones de las divisiones / oficinas / sucursales y preparar informes para la presentación de la administración a las oficinas de la Dirección y otras entidades gubernamentales según sea necesario Habilidades de coordinación excepcionales para administrar los horarios de varios puestos de liderazgo ejecutivo

Calificaciones

Calificaciones mínimas:

Debe ser un ciudadano de los EE. UU. Con la capacidad de obtener y mantener la autorización del gobierno / determinación de idoneidad (Fideicomiso público) según se requiera para trabajar en el programa
Experiencia mínima, educación y licencia:

High School Diploma or equivalent
Minimum 2 years clerical experience in an office environment
Minimum Knowledge, Skills and Abilities:

Ability to work effectively and efficiently in a team and independently
Ability to readily adapt to changing requirements
Ability to follow written and/or oral direction
Positive attitude focused on customer satisfaction
Proficiency in current technology and technical applications to include:
Microsoft 365 Suite applications, MS Visio and Adobe applications, including ability to use styles and templates features in Word and PowerPoint for efficiency and consistent formatting, and using calculations and pivot tables an Excel
Adobe Acrobat
Web Browsers (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer)
Electronic Communication Network applications such as SharePoint
Physical Demands:

While performing the duties of this job, the employee is occasionally required to stand; walk; sit; use hands and fingers to handle, or feel objects office equipment; use fingers and hands to type or write; reach with hands and arms; talk or hear. Specific vision abilities required by the job include close vision, distance vision, color vision, peripheral vision, depth perception, and the ability to adjust focus. Ability to Lift up to 20 pounds, bend, reach, carry, stoop, kneel, climb, etc.
Work Environment:

This position is performed in a traditional office environment.

The duties and responsibilities listed in this job description generally cover the nature and level of work being performed by individuals assigned to this position. This is not intended to be a complete list of all duties, responsibilities, and skills required. Subject to the terms of an applicable collective bargaining agreement, the company management reserves the right to modify, add, or remove duties and to assign other duties as may be necessary. We wish to thank all applicants for their interest and effort in applying for the position; however, only candidates selected for interviews will be contacted.

We are an equal opportunity employer. All applicants will receive consideration for employment, without regard to race, color, religion, creed, national origin, gender or gender-identity, age, marital status, sexual orientation, veteran status, disability, pregnancy or parental status, or any other basis prohibited by law.

We are committed to Equal Employment Opportunity and providing reasonable accommodations to applicants with physical and/or mental disabilities. If you have a physical and/or mental disability and are interested in applying for employment and need special accommodations to use our website to apply for a position please contact, Recruiting Services at job-assist@akima.com or 571-353-7053. Reasonable accommodation requests are considered on a case-by-case basis.

Las opciones de correo electrónico y teléfono dedicadas anteriores están reservadas solo para personas con discapacidades que necesitan asistencia de accesibilidad para postularse a un puesto vacante utilizando nuestro sitio web. No utilice el correo electrónico o el número de teléfono dedicados que aparecen arriba para consultar el estado de su solicitud de empleo. Para que nuestra empresa cumpla con las regulaciones gubernamentales, solicítelo en línea. NO envíe currículums por correo electrónico ni llame en lugar de presentar la solicitud en línea, a menos que tenga una discapacidad física y / o mental y necesite ayuda con la solicitud en línea.

Turno: Trabajo
diurno Ubicación principal: US-FL-Orlando
Organización: Lockwood Hills Federal, LLC
Trabajo: Oficina y apoyo administrativo
Fecha de cierre (período de solicitud) – Externo:
Viajes en curso : No
Nivel de autorización: No aplica